Многие считают, что бизнес-процессы — это удел крупных корпораций. На самом деле они есть в любой компании, у индивидуальных предпринимателей и даже у самозанятых. Грамотное управление этими процессами помогает избежать финансовых потерь и вывести бизнес на новый уровень. Наша команда в Smart-CG ежедневно разбирает работу компаний, превращая её в простые и понятные алгоритмы. В этой статье расскажем, как управлять, оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы в 2025 году.
Что такое бизнес-процессы и какими они бывают
Бизнес-процесс — это последовательность повторяющихся действий, направленных на достижение конкретной цели. Например, в интернет-магазине это может быть обработка заказа: клиент оставляет заявку, менеджер звонит, согласовывает детали, организует доставку. Или в ресторане: поставщик привозит продукты, повар готовит блюдо, официант подаёт его клиенту. Всё это бизнес-процессы.
Бизнес-процессы — это любые операции внутри компании, которые помогают решать задачи и зарабатывать. Абсолютно любые.
Обычно бизнес-процессы визуализируют в виде блок-схем, чтобы наглядно показать этапы и взаимосвязи. Например, процесс обработки заказа в интернет-магазине игрушек может включать такие шаги: клиент оформляет заказ → менеджер проверяет наличие → склад готовит товар → курьер доставляет заказ. Если игрушки нет на складе, прописывают альтернативный сценарий: уведомление клиента, возврат средств или замена товара.
Какими бывают бизнес-процессы
Мы выделяем четыре категории бизнес-процессов:
- Основные процессы — те, ради которых существует бизнес и которые приносят прибыль. Например, производство мебели, продажа товаров, оказание услуг.
- Вспомогательные процессы — поддерживают основные, но напрямую дохода не генерируют. Это может быть бухгалтерский учёт, обслуживание оборудования или юридическое сопровождение.
- Управленческие процессы — обеспечивают управление другими процессами. Например, планирование продаж, составление отчётов, принятие решений.
- Процессы развития — направлены на улучшение компании. Это разработка новых продуктов, автоматизация или обучение сотрудников.
Основные процессы — приоритет, ведь они создают ценность для клиента. Например, ИП, производящий кухни на заказ, должен наладить поставку материалов. Если поставщик задерживает столешницы, сроки срываются, клиент недоволен. Плохо отлаженный основной процесс напрямую влияет на доходы.
Зачем нужно управление бизнес-процессами: три главных результата
Бизнес-процесс — это инструкция: кто, что, когда и как должен сделать. Без управления процессы хаотичны, что приводит к ошибкам, потерям времени и денег. Управление бизнес-процессами даёт три ключевых результата:
- Систематизация работы. Управление объединяет процессы в единый механизм, работающий на стратегическую цель. Например, в кофейне основной процесс — приготовление кофе. Если бариста делает это за 5 минут, клиент доволен, оставляет отзыв и возвращается снова, увеличивая доход кофейни.
- Визуализация. Чётко видно, кто за что отвечает, какие ресурсы используются и где возникают проблемы. Это помогает устранить дублирующие операции и найти точки для оптимизации.
- Стандартизация. Инструкции ускоряют работу сотрудников и упрощают адаптацию новичков. Например, скрипт для общения с клиентом или алгоритм действий при нехватке товара на складе.
Как управлять бизнес-процессами: модель DMAIC
В Smart-CG мы используем модель DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) для управления бизнес-процессами. Она включает пять этапов:
- Define (определение). Описываем процессы: кто участвует, какие ресурсы нужны, какие документы используются.
- Measure (измерение). Собираем метрики: стоимость процесса, длительность, количество участников, частота повторения.
- Analyze (анализ). Изучаем показатели эффективности, ищем узкие места и возможности для улучшения.
- Improve (совершенствование). Вносим изменения и внедряем их в работу.
- Control (контроль). Оцениваем результаты, сравниваем метрики, корректируем процессы при необходимости.
Этот подход позволяет системно управлять процессами, делая бизнес более эффективным и предсказуемым.
Моделирование бизнес-процессов: зачем нужно и как проводить
Моделирование — это описание и визуализация текущих процессов компании. Оно необходимо, чтобы понять, как всё работает, и найти точки для улучшения. Без моделирования неясно, из каких шагов состоит процесс и с чего начать оптимизацию.
Существует три подхода к моделированию:
- Функциональный подход. Описывает ресурсы и результаты без детализации действий. Например, "нужны материалы → произведём товар → доставим клиенту".
- Процессный подход. Фиксирует последовательность действий для достижения результата. Например, блок-схема: "клиент оставил заявку → менеджер позвонил → товар отправлен".
- Ментальный подход. Структурирует процесс как набор связанных понятий, помогая собрать идеи для дальнейшей проработки.
Моделирование обычно проводят графически (блок-схемы), но можно использовать таблицы или текстовые описания. Для новичков подойдут простые инструменты вроде Microsoft Paint, а для более сложных задач — специализированные платформы, такие как Miro или Lucidchart.
Анализ бизнес-процессов: методы и цели
Анализ бизнес-процессов помогает оценить их текущее состояние, найти слабые места и понять, как сделать бизнес эффективнее. Он показывает, улучшаются ли результаты, и даёт рекомендации для оптимизации.
Методы анализа делятся на:
- Качественные. Аналитик изучает схемы процессов, опрашивает сотрудников, составляет матрицу проблем. Примеры: SWOT-анализ, ранжирование процессов.
- Количественные. Оценка числовых показателей: время, затраты, объём брака. Примеры: АВС-анализ, имитационное моделирование.
Результат анализа — отчёт с рекомендациями. Для качественного анализа лучше привлекать бизнес-аналитиков, но можно справиться и самостоятельно, используя правило четырёх действий: восприятие информации → принятие решения → действие → контроль результата.
Оптимизация бизнес-процессов: зачем нужна и как проводить
Оптимизация — это любые изменения процессов, которые дают положительный эффект: ускорение работы, снижение затрат, повышение производительности. Например, если процесс сократился с 10 шагов до 7, сотрудник тратит меньше времени, а бизнес экономит ресурсы.
Признаки, что пора оптимизировать процессы:
- Штат растёт, а результаты падают.
- Рутинные задачи занимают более 30% рабочего времени.
- Растёт число жалоб от клиентов.
- Нет контроля и показателей эффективности.
Оптимизация начинается с моделирования и анализа. Затем:
- Создаём карту идеального процесса с учётом ресурсов.
- Составляем список изменений.
- Планируем внедрение короткими итерациями.
- Оцениваем результаты по метрикам: выручка, сроки, количество сделок.
Автоматизация бизнес-процессов: что это и как работает
Автоматизация — это частный случай оптимизации, когда рутинные задачи передаются программам. Например, вместо ведения учёта в тетради можно использовать CRM-систему, которая сама обрабатывает заявки, отправляет уведомления и готовит отчёты.
Что можно автоматизировать:
- Обработку заявок и сделок.
- Email- и SMS-рассылки.
- Документооборот и бухгалтерский учёт.
- Складской учёт и платежи.
Для автоматизации используют сервисы, такие как:
- CRM-системы: Битрикс24, AmoCRM — для управления продажами и клиентами.
- Системы учёта: 1С, МойСклад — для бухгалтерии и склада.
- Инструменты автоматизации: Zapier, Power Automate — для интеграции процессов.
Внедрение обычно проводят интеграторы:
- Выбирают сервис (например, Битрикс24).
- Интеграторы анализируют процессы и составляют план.
- Настраивают систему (1–2 месяца).
- Обучают сотрудников.
Стоимость внедрения зависит от сложности. Например, настройка CRM в 2025 году в среднем обходится в 3–15 тысяч рублей. Стоит отметить, что всё очень индивидуально в вопросах стоимости и зависит от большого количества факторов, например количество сотрудников, степень автоматизации процессов, количество и сложности интеграций со сторонними сервисами и множество других факторов.
Грамотно описанные и оптимизированные бизнес-процессы играют ключевую роль в успехе компании. Они являются фундаментом эффективной работы и позволяют достичь высоких результатов. Оптимизированные бизнес-процессы обеспечивают гибкость и масштабируемость компании, позволяя быстро адаптироваться к изменениям рынка и расширять бизнес без значительных проблем.
Иван Кавальков, руководитель Smart-CG
Заключение
Бизнес-процессы есть в каждом бизнесе, и их грамотное управление — залог успеха. Моделирование, анализ, оптимизация и автоматизация помогают повысить эффективность, сократить издержки и улучшить клиентский опыт. В 2025 году автоматизация становится всё более доступной благодаря облачным сервисам, что делает её идеальным решением даже для малого бизнеса.
Хотите оптимизировать процессы вашей компании? Обращайтесь в Smart-CG — мы поможем разобрать ваш бизнес на алгоритмы и сделать его эффективнее. Свяжитесь с нами сегодня!
